Adjoint administratif

• Gestion des dépenses : Compiler les reçus et préparer des rapports de dépenses détaillés pour approbation et paiement, en veillant à ce qu'ils soient remplis dans les délais et correctement codés pour les clients.
• Coordination des déplacements : Organiser et coordonner les déplacements, y compris les voyages internationaux, planifier et assurer le suivi des réservations et des itinéraires, et confirmer les participations à des événements spéciaux.
• Assistance à la clientèle :
  • Coordonner la logistique des réunions, y compris la réservation des salles et la demande d'assistance technique, audiovisuelle et de restauration, selon les besoins.
  • Organise, copie et tient à jour les dossiers administratifs, la correspondance et autres documents/supports, selon les besoins.
  • Aide à la reliure des dossiers de présentation, si nécessaire, à l'aide du système de reliure interne.
  • Prépare les documents imprimés pour les événements et les réunions, en coordination avec les équipes clients sur les exigences de production, le cas échéant.
• Assistance événementielle : Assiste l'équipe Marketing & Sales Enablement dans le cadre des événements clients, notamment la réservation, la planification, la liaison avec les clients pour les invitations et le suivi.
• Gestion commerciale :
  • Recherche en permanence des opportunités de développement, d'automatisation et de numérisation des processus au sein de l'équipe Administration et Solutions.
  • Fait office de ressource suppléante/de remplacement pour les autres assistants administratifs.
  • Sert de premier point de contact pour nos clients à la réception.

• Assistance à des projets ponctuels : Prend en charge les projets ponctuels qui se présentent afin d'assister la direction, notamment la collecte et la compilation de données provenant de diverses sources pour les réunions hebdomadaires, l'organisation et la gestion de la logistique des événements clients (y compris la réservation des salles), la recherche et le suivi des dates clés des clients et la vérification que l'équipe est bien affectée pour y assister ou appeler, l'aide à l'optimisation des données des fiches de contact pour le CRM, etc.

Compétences essentielles

• Hiérarchisation des priorités – Responsable de la hiérarchisation des tâches afin de garantir le respect des objectifs et des délais. Agit en tant que vecteur de la culture d'entreprise, veille au respect des politiques et signale tout problème à la hiérarchie si nécessaire.
• Souci du détail – Doit être axé sur la précision et s'assurer que les instructions sont bien comprises et exécutées avec soin et rigueur.
• Organisation – Capacité à s'organiser et à organiser les autres afin d'atteindre un objectif et d'obtenir d'excellents résultats.
• Communication – Capacité à communiquer des idées complexes de manière simple et efficace. Communication ouverte et professionnelle avec les autres membres de l'équipe.
• Persévérance et motivation – Fait preuve de ténacité et de volonté pour aller jusqu'au bout des choses. Personne débrouillarde, capable d'effectuer les recherches nécessaires pour apporter un soutien fiable aux cadres dirigeants.

• Intégrité et honnêteté – Agit de manière éthique et respecte les valeurs de RPIA. Inspire confiance et sait la conserver, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter des informations sensibles. S'exprime clairement et honnêtement.

Exigences

• 2 à 5 ans d'expérience dans un poste administratif similaire
• Baccalauréat en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe
• Excellentes compétences en coordination, en organisation, en gestion du temps et en hiérarchisation des tâches
• Expérience dans le soutien à la direction et à des clients fortunés
• Maîtrise de Concur, MS Office, en particulier Outlook, Excel, SharePoint et Teams
• Flexibilité, grande tolérance au changement et capacité d'apprentissage rapide
• Capacité à traiter des documents sensibles dans des délais très courts
• Envie d'être proactif et de créer une expérience positive pour les autres

• Permis de conduire valide requis

Informations supplémentaires :

• Type de poste : CDI à temps plein
• Lieu de travail : Toronto
• Pour en savoir plus sur la vie chez RPIA, rendez-vous sur https://rpia.ca/fr
• Lisez le magazine de notre cabinet, Voices of RPIA : https://online.flippingbook.com/view/859829658/

RPIA est fière d'être certifiée Great Place to Work™. Qu'est-ce qui nous distingue ?

• Des avantages sociaux exceptionnels pour les célibataires et les familles, comprenant une assurance maladie, une assurance dentaire et une assurance optique, ainsi que des crédits supplémentaires pour les soins de santé et le bien-être. 
• Le programme d'aide aux employés et à leur famille Homewood Health, qui favorise le bien-être mental et s'étend à tous les membres de votre foyer.
• Des opportunités d'épanouissement professionnel et personnel grâce à :
• Un programme de mentorat interfonctionnel
• Un programme de formation en compétences de leadership élaboré en interne 
• Des opportunités d'engagement communautaire organisées par nos comités sociaux et d'entraide, dirigés par des bénévoles.

RPIA est un employeur garantissant l'égalité des chances

Nous croyons au pouvoir de la diversité des idées et aspirons à créer un lieu de travail inclusif qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons vivement les candidatures, sans distinction de race, de religion, de couleur, d'origine nationale, de sexe, d'orientation sexuelle, d'âge, de situation matrimoniale ou de handicap. Nous nous engageons à offrir un processus de candidature et de recrutement accessible et équitable, et nous prendrons les mesures nécessaires si vous en avez besoin à tout moment. Nous vous encourageons à nous contacter à l'adresse [email protected] si vous avez besoin d'aménagements particuliers pendant le processus de recrutement

Notre culture est définie par nos cinq valeurs fondamentales : excellence, partenariat, transparence, intégrité et communauté. Nos clients disent souvent que le service exceptionnel que nous leur offrons est aussi important pour eux que les rendements que nous leur procurons. Avec plus de 100 employés et environ 16 milliards de dollars sous gestion pour une large base d'investisseurs institutionnels et de clients privés, nous sommes fiers de rester une société privée détenue par nos employés qui investissent aux côtés de nos clients.