Confidentialité

Contexte et champ d'application

RPIA (" nous ") s'engage à protéger la vie privée et la confidentialité des informations personnelles des individus qui ouvrent et maintiennent des comptes clients auprès de RPIA, ou qui investissent autrement dans des fonds d'investissement gérés par RPIA.

La politique de confidentialité de RPIA (la " politique ") énonce les principes et les lignes directrices que RPIA suit dans la collecte, l'utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels d'individus identifiables et intègre les dispositions des lois et règlements canadiens pertinents, tels que définis ci-dessous.

Définitions

Sauf indication contraire, aux fins de la présente politique, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous :

les "informations personnelles" désignent les informations relatives à des personnes identifiables. Dans le cadre de nos pratiques commerciales et pour les raisons exposées dans la présente politique, les informations collectées par RPIA, peuvent inclure, sans s'y limiter :

• le nom, l'adresse et les coordonnées,
• l'âge et la date de naissance,
• les documents et numéros d'identification tels que les cartes d'identité délivrées par le gouvernement et les numéros d'assurance sociale,
• les informations relatives aux transactions bancaires et financières
• des informations sur la famille et l'emploi, et/ou
• les revenus, les actifs financiers et autres informations financières, le cas échéant.

Les " investisseurs " comprennent les personnes qui investissent dans des fonds d'investissement gérés par RPIA ou dans des comptes gérés. Il peut s'agir de personnes qui agissent pour le compte d'une entité nommée investisseur, ou qui sont réputées en être les bénéficiaires effectifs, ou qui contrôlent ou détiennent une participation dans une entité nommée investisseur.

Les " clients " désignent les investisseurs qui ouvrent et maintiennent des comptes auprès de RPIA en notre qualité de courtier sur le marché dispensé ou de gestionnaire de portefeuille afin de faciliter un investissement dans un fonds ou un compte géré de RPIA.

" fonds/s " désigne tous les fonds d'investissement qualifiés ou exemptés de prospectus gérés par RPIA.

" compte géré " désigne un portefeuille d'investissement d'un client géré séparément par RPIA en sa qualité de gestionnaire de portefeuille.

"lois sur la protection de la vie privée " dans le contexte et aux fins expresses de la présente politique, la partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (" LPRPDE ") - Protection des renseignements personnels dans le secteur privé, y compris les Principes relatifs à l'équité dans le traitement de l'information énoncés à l'annexe 1 de la loi, ainsi que les lois sur la protection de la vie privée qui peuvent s'appliquer dans certaines provinces et certains territoires du Canada.

Responsabilités

Les employés de RPIA sont tenus de respecter la présente politique et de prendre les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger les informations personnelles des investisseurs. Le chef de la conformité (" CCO ") enregistré de RPIA a été désigné comme responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée. Le CCO et le groupe de conformité de RPIA sont chargés d'évaluer et de superviser le respect de la présente politique. Les employés de RPIA qui collectent, traitent, ont accès aux informations personnelles des investisseurs et ceux qui mettent en œuvre des systèmes et des contrôles liés aux informations personnelles sont principalement responsables de la gestion et de la sauvegarde de ces informations conformément aux politiques et procédures internes de RPIA.

Le non-respect de cette politique et les incidents liés à la protection de la vie privée sont considérés comme étant de haute importance et seront transmis au CCO et au Comité des risques de RPIA et traités conformément aux politiques et procédures internes documentées de RPIA et aux lois et réglementations applicables.

Principes

En mettant en œuvre, en contrôlant et en divulguant la présente politique, RPIA respecte les principes de la LPRPDE en matière d'équité dans la collecte et l'utilisation des informations personnelles.

Responsabilité

RPIA est responsable de toutes les informations personnelles des investisseurs sous son contrôle, y compris les informations divulguées à des tiers conformément à la présente politique.

Détermination des finalités

RPIA identifiera les finalités pour lesquelles les informations personnelles sont collectées avant ou au moment de la collecte des informations personnelles. Les finalités pour lesquelles RPIA collecte les informations personnelles décrites dans la présente politique sont celles qu'une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances.

Consentement

RPIA demandera et documentera le consentement de chaque investisseur concerné pour collecter, utiliser et divulguer ses informations personnelles conformément à la présente politique. RPIA informera chacun de ces investisseurs des objectifs de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des informations personnelles. Un investisseur peut retirer son consentement à tout moment, étant entendu que cela peut avoir une incidence sur la capacité de RPIA à fournir les services nécessaires liés à son investissement dans les fonds ou les comptes gérés.

Limitation de la collecte

RPIA ne collectera pas d'informations personnelles sans discernement. RPIA ne trompera pas les personnes sur les raisons de la collecte d'informations personnelles et limitera la quantité et le type d'informations recueillies à ce qui est nécessaire aux fins identifiées.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les informations personnelles ne seront pas utilisées ou divulguées par RPIA à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l'exige. Les informations personnelles ne seront conservées qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs, conformément aux politiques internes de RPIA et à la réglementation en vigueur.

Précision

RPIA prendra des mesures raisonnables pour que les informations personnelles soient aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire, compte tenu de leur utilisation et des intérêts de l'individu et des obligations réglementaires applicables.Les investisseurs peuvent accéder à leurs informations personnelles, les consulter, les contester et les mettre à jour comme décrit dans la présente politique.

Garanties

RPIA protège les informations personnelles au moyen de mesures de sécurité qu'il juge adaptées au degré de sensibilité des informations personnelles. Les mesures de sécurité visent à protéger les informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit le format sous lequel les informations personnelles sont conservées.

Transparence

RPIA mettra en œuvre sa politique de confidentialité et ses pratiques concernant les informations personnelles de manière transparente et rendra sa politique de confidentialité compréhensible et facilement accessible, notamment dans les documents destinés aux investisseurs, sur le site Internet public de RPIA (www.rpia.ca) et à la demande d'un investisseur.

Accès individuel

Sur demande écrite, et sauf interdiction légale, RPIA informera les investisseurs de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de leurs informations personnelles et leur donnera accès à ces informations personnelles. Toute personne est invitée à contester l'exactitude et l'exhaustivité de ses informations personnelles et à les faire modifier le cas échéant.

Portabilité des données

Sur demande, et sauf si la loi l'interdit, RPIA fournira aux investisseurs les informations personnelles informatisées recueillies auprès d'eux dans un format structuré, couramment utilisé et technologique. Ces informations peuvent être transférées à la personne concernée ou directement à un tiers autorisé par la loi à collecter ces informations.

Contestation de la conformité

Les investisseurs peuvent s'adresser au responsable de la protection de la vie privée désigné pour contester le respect de la présente politique par RPIA.

Les particuliers peuvent également s'adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à l'adresse indiquée ci-dessous, s'ils estiment que RPIA n'a pas répondu de manière satisfaisante à leur demande ou à leur préoccupation.

Exigences et lignes directrices de la politique

Consentement à la collecte et à l'utilisation d'informations personnelles

RPIA recueille des informations personnelles auprès des investisseurs afin de faciliter les investissements dans les fonds ou dans un compte géré. En remplissant un contrat de souscription à un fonds ou un contrat de compte géré et en nous fournissant ses informations personnelles, un investisseur consent explicitement à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ses informations personnelles comme indiqué dans le présent document. Le consentement sera obtenu avant ou au moment de la collecte des informations personnelles, et d'autres consentements pourront être obtenus ultérieurement sur demande ou si la réglementation en vigueur l'exige.

Dans les cas où une personne nous informe par écrit qu'elle ne souhaite pas donner son consentement ou qu'elle souhaite retirer son consentement antérieur, RPIA informera l'investisseur qu'en l'absence de son consentement et sans la collecte et l'utilisation d'informations personnelles, nous pourrions être dans l'incapacité de fournir les services requis pour faciliter un investissement dans un fonds ou un compte géré. Dans un tel cas, RPIA peut demander un conseil juridique sur la marche à suivre.

Parallèlement à l'obtention du consentement, RPIA informera chacun de ces investisseurs, par le biais de la présente politique, des finalités de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des informations personnelles. Si RPIA propose d'utiliser des informations personnelles dans un but non identifié précédemment, le nouveau but sera identifié et documenté avant la nouvelle utilisation, et le consentement explicite de tous les investisseurs concernés devra être obtenu.

Dans certaines circonstances, et uniquement comme spécifié et autorisé par les lois sur la protection de la vie privée applicables, en tenant compte de certaines exigences provinciales, RPIA peut collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles sur un investisseur sans obtenir son consentement. Par exemple, si cela est clairement dans l'intérêt de l'investisseur et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun, pour prendre les mesures appropriées si nous détectons une fraude potentielle ou une violation des lois et règlements applicables, ou pour se conformer à une demande ou à une ordonnance valide d'une autorité de réglementation.

Remarque : dans certaines circonstances, en l'absence de documents de souscription ou d'accords similaires avec un investisseur, RPIA n'est pas tenu d'obtenir un consentement explicite pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ces informations. C'est le cas lorsque les investissements dans les fonds de RPIA sont effectués par l'intermédiaire de courtiers enregistrés tiers via le réseau Fundserv et que les accords de souscription ne sont pas applicables. Dans ce cas, les informations personnelles des investisseurs sont collectées par le courtier (sous réserve de ses propres politiques et exigences en matière de consentement) et transmises ensuite à RPIA.

Collecte des informations personnelles

Les informations personnelles peuvent être collectées directement auprès des investisseurs ou par l'intermédiaire de tiers, conformément aux politiques et procédures de RPIA et dans la mesure où le droit applicable le permet.

RPIA recueille et conserve les informations personnelles des investisseurs dans le but de :

• collecte et conserve les informations personnelles des investisseurs afin de :
• se conformer aux lois et réglementations sur les valeurs mobilières et aux autres lois et réglementations applicables, y compris, mais sans s'y limiter, celles relatives à la connaissance du client, à la convenance et aux obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent
• ouvrir et maintenir des comptes financiers pour les investisseurs
• traiter les transactions des investisseurs, y compris les souscriptions, les rachats et les distributions,
• préparer et fournir des rapports aux investisseurs et des rapports fiscaux,
• communiquer efficacement avec les investisseurs et entretenir les relations avec eux
• protéger les investisseurs et RPIA contre les erreurs et les fraudes, et/ou
• fournir aux investisseurs des services professionnels liés à leur investissement dans les fonds de RPIA ou dans un compte géré.

Les informations personnelles des investisseurs sont collectées verbalement, électroniquement ou par le biais de documents physiques à partir des sources suivantes :

• les formulaires d'ouverture de compte et de connaissance du client, les contrats de souscription, les contrats de compte géré et/ou d'autres formulaires et contrats liés à l'investisseur, le cas échéant ;
• les transactions des investisseurs avec nous et nos prestataires de services,
• les réunions, discussions et conversations avec les investisseurs
• la correspondance écrite, y compris les courriels et les télécopies
• les sites web de RPIA, c'est-à-dire certaines informations personnelles fournies via notre "portail client" basé sur le web, ou des informations limitées telles que les préférences du site web par le biais de cookies et/ou
• le cas échéant, certains tiers tels que les gestionnaires de patrimoine, les courtiers en valeurs mobilières et les family offices.
  

Utilisation, divulgation, sauvegarde et destruction des informations personnelles

RPIA n'utilisera les informations personnelles qu'aux fins liées à l'activité décrite dans la présente politique. Si RPIA se propose d'utiliser des informations personnelles à une fin qui n'a pas été identifiée précédemment, la nouvelle finalité sera identifiée et documentée avant la nouvelle utilisation. Sauf autorisation légale, le consentement de l'investisseur est requis avant que les informations personnelles ne puissent être utilisées à cette fin.

RPIA peut divulguer les informations personnelles des investisseurs à des tiers, si nécessaire, dans le cadre des services que nous fournissons en rapport avec leur compte ou leur investissement dans les Fonds, y compris :

• les fournisseurs de services financiers, tels que les banques, les dépositaires et autres, utilisés pour faciliter les transactions ou les opérations des fonds ou des investisseurs ;
• d'autres prestataires de services utilisés pour faciliter l'investissement dans les fonds ou les comptes gérés, tels que les services d'administration, d'agence de transfert, de comptabilité, de conseil juridique ou de préparation des déclarations d'impôts ; et
• les autorités et agences réglementaires et fiscales, qui peuvent inclure des autorités étrangères telles que l'Internal Revenue Service des États-Unis, lorsque la législation en vigueur l'exige.

Les tiers peuvent être situés en dehors du Canada ou de la province ou du territoire de résidence d'un investisseur, où les lois applicables en matière de protection de la vie privée peuvent différer d'une juridiction à l'autre. Les informations personnelles peuvent être divulguées en réponse à des demandes valables et légales adressées aux autorités réglementaires de ces juridictions. RPIA prendra des mesures raisonnables pour confirmer que le niveau de protection et les obligations en matière de protection de la vie privée dans ces juridictions sont jugés comparables aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée.

RPIA s'efforce de protéger soigneusement les informations personnelles et limite l'accès aux informations personnelles aux employés et autres personnes qui ont besoin de connaître ces informations pour nous permettre de fournir des services appropriés et de nous conformer aux lois et réglementations en vigueur. Chaque employé de RPIA est tenu de respecter la présente politique et le code de conduite de RPIA, ce qui inclut la responsabilité d'assurer la confidentialité et la garde des informations personnelles.

RPIA utilisera des moyens contractuels ou d'autres moyens raisonnables pour protéger les informations personnelles qui ont été divulguéesà des tiers. Les accords applicables feront l'objet d'un examen commercial et/ou juridique approprié et contiendront des dispositions appropriées en matière de confidentialité et d'utilisation des informations afin de garantir la conformité avec les dispositions relatives à la protection et à l'utilisation limitée de la présente politique. Dans le cas où un prestataire de services tiers sous-traite certaines fonctions à d'autres entités, ce qui entraîne la divulgation des informations personnelles des investisseurs, RPIA prendra des mesures pour s'assurer que le prestataire de services exerce une surveillance suffisante sur les sous-traitants concernés afin de garantir qu'ils maintiennent des niveaux raisonnablement similaires de mesures de sauvegarde.

RPIA conserve les informations personnelles des investisseurs dans un format physique sécurisé ou électroniquement sur nos réseaux sécurisés ou sur les réseaux de nos prestataires de services. Les informations personnelles peuvent également être stockées hors site dans un format physique sécurisé avec des fournisseurs de stockage et électroniquement sur des installations de stockage sécurisées de tiers, y compris Internet, virtuelles et basées sur le cloud. Les informations stockées électroniquement par RPIA sont soumises à nos politiques et procédures internes en matière de technologie de l'information et de cybersécurité.

RPIA conservera les enregistrements des informations personnelles des investisseurs pendant une durée conforme aux exigences réglementaires applicables et à nos politiques et procédures internes de conservation et de destruction des enregistrements.

Accès et retrait du consentement

Un investisseur peut accéder à ses renseignements personnels pour en vérifier l'exactitude, retirer son consentement ou les mettre à jour en communiquant avec l'agent de conformité à la protection de la vie privée de RPIA par la poste - 39 Hazelton Avenue, Toronto, Ontario M5R 2E3, ou par téléphone - 647-776-1777 ou par courriel - [email protected].

RPIA répondra aux demandes d'accès dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou nul. Les informations personnelles demandées seront fournies ou rendues disponibles sous une forme généralement compréhensible. Si l'accès aux informations personnelles ne peut être fourni, RPIA fournira sur demande les raisons du refus d'accès, à moins que la loi ne l'interdise.

Lorsqu'une personne conteste avec succès l'exactitude ou l'exhaustivité d'informations à caractère personnel, RPIA corrigera, supprimera ou ajoutera des informations à caractère personnel selon les besoins. Le cas échéant, les informations personnelles modifiées seront transmises à tout tiers ayant accès aux informations personnelles en question.

Il est important de noter que la capacité de RPIA à fournir les services nécessaires à un investisseur, la capacité d'un investisseur à investir dans un ou plusieurs Fonds et/ou à maintenir un compte chez RPIA peuvent être affectées si l'investisseur retire son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ses informations personnelles comme indiqué ci-dessus. Le cas échéant, RPIA informera clairement ces investisseurs des conséquences du retrait de leur consentement et pourra faire appel à un conseiller juridique afin de déterminer la marche à suivre appropriée.

Évaluation de l'impact sur la vie privée

RPIA procédera à une évaluation des incidences sur la vie privée (" PIA ") avant d'intégrer, de développer ou de remanier un système d'information ou d'entreprendre un projet de prestation de services électroniques qui implique la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation ou la destruction d'informations à caractère personnel. RPIA doit se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée pour évaluer la sensibilité et l'étendue des informations personnelles concernées, identifier et analyser les risques liés à la protection de la vie privée et prendre des mesures pour atténuer ces risques afin de se conformer à la présente politique et de protéger de manière adéquate la vie privée des informations personnelles.

Éducation et formation

RPIA veillera à ce que tous les employés aient accès à la présente Politique et obtiendra des certifications annuelles attestant que les employés ont lu, compris et respecté la Politique. L'éducation et la formation des employés sur les questions liées à la protection de la vie privée et des données (y compris la cybersécurité) seront également fournies aux employés et peuvent être adaptées à la nature de leur rôle en ce qui concerne l'accès et le traitement des informations personnelles des investisseurs.

Incidents liés à la protection de la vie privée, évaluation des violations et rapports

Un incident de confidentialité fait généralement référence à une perte réelle ou potentielle, à un accès non autorisé ou à une divulgation d'informations personnelles. Ces incidents doivent être signalés au groupe "Conformité" dans les plus brefs délais. Le CCO (ou le délégué à la conformité désigné) documentera, enquêtera et évaluera les faits, les circonstances et les implications de l'incident. Lorsqu'il a été confirmé qu'un événement a entraîné une violation des informations personnelles de l'investisseur, l'affaire sera immédiatement transmise à un échelon supérieur et pourra également être confiée à un conseiller juridique externe, si nécessaire, afin de faciliter l'évaluation et les actions appropriées liées à l'incident.

Lors de l'évaluation d'une violation confirmée et afin de déterminer son obligation de déclaration, RPIA suivra les lignes directrices fournies par les lois applicables en matière de protection de la vie privée pour déterminer si l'incident a entraîné un risque réel de préjudice important (en tenant compte des obligations juridictionnelles en matière de déclaration).

Dans les cas où l'on estime que la violation confirmée crée un risque réel de préjudice important, RPIA doit

• signaler la violation à l'organisme de réglementation compétent dès que possible,
• notifier les personnes concernées, et
• conserver une trace de la violation et de la notification.