Confidentialité

Politique

RPIA s’est engagé à respecter des pratiques équitables en matière d’information tant envers les personnes avec qui il traite qu’envers ses employés.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels décrit les principes régissant les pratiques de RPIA pour protéger les renseignements personnels que nous recueillons auprès de personnes et de nos employés, et que nous utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités de placement, de notre gouvernance, de notre administration interne et de nos communications avec le public. Cette politique sur la protection des renseignements personnels incorpore les dix principes du Code type de la CSA, publié comme Norme nationale du Canada en mars 1996. Elle reprend également les dispositions de la partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Principles

Responsabilité

RPIA est responsable de tous les renseignements personnels dont il a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement.

Définition des fins de la collecte des renseignements

RPIA détermine les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Les fins auxquelles RPIA recueille des renseignements personnels sont celles qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

RPIA recueille des renseignements personnels à des fins de recrutement, d’administration de la relation d’emploi entre RPIA et ses employés, de diligence dans les activités d’investissement de RPIA, de gestion des placements, du traitement des souscriptions, et de réponse aux demandes de renseignements personnels ou aux demandes de renseignements du public, et ce, conformément à la loi. Les renseignements personnels peuvent être recueillis auprès du particulier ou au moyen de vérifications des antécédents ou des références.

Consentement

RPIA informe la personne de manière valable des fins de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. RPIA obtient le consentement de la personne avant la collecte ou au moment de celle-ci, ainsi que lorsqu’une nouvelle utilisation est signalée.

RPIA peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sur une personne ou un employé sans son consentement si cette mesure est clairement dans l’intérêt de la personne ou de l’employé et si le consentement ne peut être obtenu en temps voulu, par exemple lorsqu’une personne ou un employé est gravement malade ou souffre d’une incapacité, dans une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité, lorsque la demande de consentement peut aller à l’encontre des fins de la collecte des renseignements personnels pour une enquête sur une violation d’un accord ou sur une contravention au droit fédéral ou provincial, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à un avocat représentant RPIA, pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à une autre ordonnance d’un tribunal, en vertu d’exigences ou de demandes légitimes et autorisées à des fins de communication de la part d’institutions gouvernementales ou autrement selon des exigences ou autorisations prévues par la loi.

Le consentement peut être implicite ou explicite. Pour déterminer la forme de consentement qui convient, RPIA prend en compte la nature sensible des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes et de ses employés.

RPIA peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu des personnes ou de ses employés ou sans leur consentement. Toutes les circonstances dans lesquelles RPIA peut agir de la sorte sont celles précisées et prévues par la loi.

Limitation de la collecte

RPIA ne recueille pas de renseignements personnels aveuglément. RPIA n’agit pas d’une façon trompeuse ou n’induit pas les gens en erreur quant aux fins de la collecte de renseignements personnels.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués par RPIA à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée ou l’employé n’y consente, ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins.

Exactitude

RPIA conserve les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour à jour que nécessaire, compte tenu de leur utilisation et des intérêts des personnes concernées.

Mesures de sécurité

RPIA protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Transparence

RPIA informe les clients et les employés de ses politiques et de ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. RPIA rend ces politiques et pratiques compréhensibles et facilement accessibles.

Accès aux renseignements personnels

À moins que la loi l’interdise, RPIA informe les personnes et les employés qui en font la demande par écrit, de l’existence des renseignements personnels qui les concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et leur permet de les consulter. Il est aussi possible pour une personne concernée ou un employé de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Une personne ou un employé est en mesure de se plaindre du non-respect par RPIA de la présente politique auprès du responsable de la conformité chez RPIA.

Responsabilité

Le chef de l’exploitation est responsable de l’examen, du maintien et de l’application de ces politiques et procédures afin d’assurer l’atteinte des buts et objectifs de RPIA en matière de protection des renseignements personnels des clients tout en assurant au moins la conformité aux lois et aux règlements fédéraux et provinciaux applicables. Le chef de l’exploitation est responsable du respect de la présente politique, même si d’autres personnes au sein de RPIA peuvent être responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels.

Procédures

RPIA fera connaître à l'interne (et à l'externe sur demande) l'identité des personnes désignées pour veiller à la conformité de cette politique.
RPIA utilisera des moyens contractuels ou d'autres moyens pour protéger les renseignements personnels qui ont été divulgués à des tiers.
RPIA mettra en place des procédures afin de protéger les renseignements personnels, notamment des locaux sécurisés, le déchiquetage et des mots de passe.
Le chef de l'exploitation établira des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y répondre. (Voir la politique “Complaints”).
RPIA formera les membres du personnel pour leur faire connaître et respecter nos politiques et procédures.
RPIA informera les employés, les partenaires externes et autres de nos politiques et procédures.
Au moment de la collecte des renseignements personnels, le particulier ou l'employé sera informé des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis. Sauf si la loi l'autorise, le consentement des personnes et des employés sera obtenu avant la collecte de renseignements personnels. Une personne ou un employé peut, en tout temps, demander ou obtenir une explication sur la façon dont ses renseignements personnels sont utilisés.

a. Pour obtenir le consentement, RPIA fera des efforts raisonnables pour s'assurer qu'une personne ou un employé est informé des fins déterminées pour lesquelles des renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.

b. RPIA demandera un consentement pour utiliser et divulguer leurs renseignements personnels au moment même de leur collecte. Toutefois, RPIA peut demander un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après leur collecte, mais avant leur utilisation ou divulgation dans le cadre d’un nouvel objectif.

Si RPIA propose d'utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, le nouvel objectif sera précisé et documenté avant la nouvelle utilisation. Sauf si la loi l'autorise, le consentement de la personne ou de l'employé est requis avant que les renseignements personnels puissent être utilisés à cette fin.
RPIA n'exigera pas le consentent des personnes pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels comme condition afin de fournir des renseignements ou des services à la personne au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir les renseignements ou les services. RPIA expliquera les incidences du refus d’un consentement aux personnes et aux employés.
En règle générale, l'acceptation d'un emploi ou d'avantages par un employé constitue un consentement implicite à ce que RPIA recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels à toutes fins déterminées.
Une personne ou un employé peut retirer ou donner son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, des conditions d'emploi et d'un préavis raisonnable. RPIA doit informer la personne ou l'employé de l’incidence d'un tel retrait.
RPIA limitera le nombre et le type de renseignements recueillis à ce qui est nécessaire aux fins déterminées.
RPIA a une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation des dossiers. Tous les renseignements personnels ne sont accessibles qu'au personnel de RPIA ou aux fournisseurs de services qui ont besoin d'y avoir accès pour la prestation des services. Les renseignements personnels des employés sont conservés pendant sept (7) ans après la cessation d'emploi.
RPIA détruit, supprime ou rend anonymes tous les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour remplir les objectifs déterminées.
RPIA tiendra à jour et avec exactitude les renseignements fréquemment utilisés, à moins que des limites ne soient clairement établies conformément à cette exigence.
RPIA ne mettra à jour les renseignements personnels qu’au besoin pour atteindre les objectifs précisés.
Les mesures de protection protégeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit le format dans lequel les renseignements personnels sont détenus.
Les renseignements sur les personnes ou les employés sont conservés sous forme papier et électronique et ne sont accessibles qu'à ceux qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
RPIA détruira les renseignements personnels de manière à empêcher les parties non autorisées d'y avoir accès.
RPIA communiquera le nom, le titre et l'adresse de la personne qui est responsable des politiques et procédures et à qui les plaintes ou les demandes peuvent être transmises.
RPIA rendra disponible les moyens permettant d'accéder aux renseignements personnels détenus par RPIA.
RPIA rendra disponible une description du type de renseignements personnels détenus par l'entreprise, y compris un compte rendu général de leur utilisation.
RPIA rendra disponible une copie de tout document décrivant les politiques, les normes et les codes de l'entreprise en matière de protection de la vie privée.
Sur demande écrite, RPIA informera une personne ou un employé si RPIA détient ou non des renseignements personnels à son sujet et fournira la source de ces renseignements personnels, si possible. Si RPIA possède de tels renseignements personnels, elle permettra à la personne ou à l'employé d'y avoir accès. En outre, RPIA fournira un compte rendu de l'utilisation qui a été faite ou qui est faite de ces renseignements personnels et un compte rendu de cette divulgation aux tiers, le cas échéant.
RPIA peut exiger d'une personne ou d'un employé qu'il fournisse suffisamment de renseignements personnels pour lui permettre de fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Les renseignements personnels fournis ne seront utilisés qu'à cette fin.
Si l'accès à des renseignements personnels ne peut être fourni, RPIA fournira les raisons de refuser l'accès sur demande, sauf si la loi l'interdit.
RPIA répondra à la demande d’un particulier ou d’un employé dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou nul. Les renseignements personnels demandés seront fournis ou rendus disponibles sous une forme généralement compréhensible.
Lorsqu'une personne ou un employé conteste avec succès l'exactitude ou l'intégralité de renseignements personnels, RPIA corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements personnels au besoin. S’il y a lieu, les renseignements personnels modifiés seront transmis à tout tiers ayant accès aux renseignements personnels en question.
Lorsqu’une contestation de l’exactitude ou de l’intégralité des renseignements personnels n’est pas résolue à la satisfaction de la personne ou de l’employé, la différence non résolue sera prise en note dans le dossier de la personne ou de l’employé. S’il y a lieu, l'existence de la différence non résolue sera transmise à tout tiers ayant accès aux renseignements personnels en question.
RPIA dispose d'une politique de plaintes ainsi que des procédures correspondantes pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements à l’égard de ses politiques et procédures relatives aux renseignements personnels et y répondre. Le processus de plainte sera facilement accessible et simple à utiliser.
RPIA examinera toutes les plaintes. Si une plainte est justifiée, RPIA prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et procédures au besoin.
RPIA informera les personnes et les employés qui déposent des plaintes, ou qui s'informent des procédures de plainte, de l'existence de ces procédures.
Les employés et les personnes ont également recours au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à l'adresse indiquée ci-dessous, s'ils estiment que RPIA n'a pas répondu de manière satisfaisante à leur plainte ou à leur demande de renseignements.

Commissariat à la Protection de la vie privée du Canada

112, rue Kent

Ottawa (Ontario) K1A 1H3

Téléphone : 613 995-8210

Sans frais : 1 800 282-1376

Télécopieur : 613 947-6850

Preuves et tenue des dossiers

Clauses de confidentialité dans les contrats d’administrateur et les lettres d’emploi
Communication de l’utilisation prévue dans les documents de souscription et les contrats d’emploi
Communication de la politique dans la notice d’offre
Politique relative aux mots de passe
Dispositions relatives à la sécurité du réseau