Si RPIA propose d'utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, le nouvel objectif sera précisé et documenté avant la nouvelle utilisation. Sauf si la loi l'autorise, le consentement de la personne ou de l'employé est requis avant que les renseignements personnels puissent être utilisés à cette fin.
RPIA n'exigera pas le consentent des personnes pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels comme condition afin de fournir des renseignements ou des services à la personne au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir les renseignements ou les services. RPIA expliquera les incidences du refus d’un consentement aux personnes et aux employés.
En règle générale, l'acceptation d'un emploi ou d'avantages par un employé constitue un consentement implicite à ce que RPIA recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels à toutes
fins déterminées.
Une personne ou un employé peut retirer ou donner son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, des conditions d'emploi et d'un préavis raisonnable. RPIA doit informer
la personne ou l'employé de l’incidence d'un tel retrait.
RPIA limitera le nombre et le type de renseignements recueillis à ce qui est nécessaire aux fins déterminées.
RPIA a une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation des dossiers. Tous les renseignements personnels ne sont accessibles qu'au personnel de RPIA ou aux fournisseurs de services qui ont besoin
d'y avoir accès pour la prestation des services. Les renseignements personnels des employés sont conservés pendant sept (7) ans après la cessation d'emploi.
RPIA détruit, supprime ou rend anonymes tous les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour remplir les objectifs déterminées.
RPIA tiendra à jour et avec exactitude les renseignements fréquemment utilisés, à moins que des limites ne soient clairement établies conformément à cette exigence.
RPIA ne mettra à jour les renseignements personnels qu’au besoin pour atteindre les objectifs précisés.
Les mesures de protection protégeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit le format
dans lequel les renseignements personnels sont détenus.
Les renseignements sur les personnes ou les employés sont conservés sous forme papier et électronique et ne sont accessibles qu'à ceux qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
RPIA détruira les renseignements
personnels de manière à empêcher les parties non autorisées d'y avoir accès.
RPIA communiquera le nom, le titre et l'adresse de la personne qui est responsable des politiques et procédures et à qui les plaintes ou les demandes peuvent être transmises.
RPIA rendra disponible les moyens permettant d'accéder aux renseignements personnels détenus par RPIA.
RPIA rendra disponible une description du type de renseignements personnels détenus par l'entreprise, y compris un compte rendu général de leur utilisation.
RPIA rendra disponible une copie de tout document décrivant les politiques, les normes et les codes de l'entreprise en matière de protection de la vie privée.
OSur demande écrite, RPIA informera une personne ou un employé si RPIA détient ou non des renseignements personnels à son sujet et fournira la source de ces renseignements personnels, si possible. Si RPIA possède
de tels renseignements personnels, elle permettra à la personne ou à l'employé d'y avoir accès. En outre, RPIA fournira un compte rendu de l'utilisation qui a été faite ou qui est faite de
ces renseignements personnels et un compte rendu de cette divulgation aux tiers, le cas échéant.
RPIA peut exiger d'une personne ou d'un employé qu'il fournisse suffisamment de renseignements personnels pour lui permettre de fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.
Les renseignements personnels fournis ne seront utilisés qu'à cette fin.
Si l'accès à des renseignements personnels ne peut être fourni, RPIA fournira les raisons de refuser l'accès sur demande, sauf si la loi l'interdit.
RPIA répondra à la demande d’un particulier ou d’un employé dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou nul. Les renseignements personnels demandés seront fournis ou rendus disponibles sous une forme généralement compréhensible.
Lorsqu'une personne ou un employé conteste avec succès l'exactitude ou l'intégralité de renseignements personnels, RPIA corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements personnels au besoin. S’il y a lieu, les renseignements personnels modifiés seront transmis à tout tiers ayant accès aux renseignements personnels en question.
Lorsqu’une contestation de l’exactitude ou de l’intégralité des renseignements personnels n’est pas résolue à la satisfaction de la personne ou de l’employé, la différence non résolue sera prise en note dans le dossier de la personne ou de l’employé. S’il y a lieu, l'existence de la différence non résolue sera transmise à tout tiers ayant accès aux renseignements personnels en question.
RPIA dispose d'une politique de plaintes ainsi que des procédures correspondantes pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements à l’égard de ses politiques et procédures relatives aux renseignements personnels et y répondre. Le processus de plainte sera facilement accessible et simple à utiliser.
RPIA examinera toutes les plaintes. Si une plainte est justifiée, RPIA prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et procédures au besoin.
RPIA informera les personnes et les employés qui déposent des plaintes, ou qui s'informent des procédures de plainte, de l'existence de ces procédures.
Les employés et les personnes ont également recours au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à l'adresse indiquée ci-dessous, s'ils estiment que RPIA n'a pas répondu de manière satisfaisante à leur plainte ou à leur demande de renseignements.