Adjoint administratif

Responsabilités

• Soutien à la direction : Collaborer étroitement avec l’équipe de direction afin de gérer les horaires, les priorités et la circulation de l’information au sein de la firme.
• Discrétion : Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et intégrité, tout en veillant à ce que les membres de la direction soient toujours bien informés et adéquatement préparés.
• Gestion des calendriers : Coordonner avec précision et professionnalisme des calendriers complexes, la logistique des réunions, les déplacements et la correspondance.
• Gestion des dépenses : Gérer l’ensemble du processus de production des rapports de dépenses des hauts dirigeants, en veillant au respect des politiques de la firme, à la codification appropriée des dépenses des clients et au remboursement en temps opportun. Agir comme principal point de liaison avec l’équipe des finances afin de cerner des occasions d’amélioration des processus et de maintenir des normes élevées de reddition de comptes.
• Déplacements : Coordonner tous les aspects des déplacements nationaux et internationaux des hauts dirigeants, en anticipant leurs besoins et en assurant des itinéraires efficaces et bien planifiés. Organiser la logistique, les réservations et la participation aux événements afin de favoriser des déplacements fluides et productifs.
• Soutien aux clients et aux réunions :
  • Coordonner la logistique des réunions et des événements, notamment les horaires, les salles, les besoins audiovisuels, les services de restauration et le matériel requis.
  • Gérer la préparation des documents, leur impression et le maintien des dossiers en collaboration avec les équipes responsables des clients afin d’assurer la qualité et la cohérence des livrables.
  • Traiter les documents confidentiels et les interactions avec les clients avec professionnalisme et souci du détail.
• Soutien aux événements : Collaborer avec l’équipe Marketing et facilitation des ventes afin d’offrir des événements clients de grande qualité, en coordonnant la logistique, les communications et la gestion des invités. Collaborer directement avec les clients et les parties prenantes internes afin d’assurer une expérience fluide et professionnelle qui reflète les normes d’excellence de la firme.
• Gestion des activités :
  • Anticiper les défis, cerner les occasions d’amélioration et résoudre les problèmes de façon proactive.
  • Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs afin d’optimiser les méthodes de travail et de renforcer l’efficacité de l’équipe.
  • Offrir un soutien fiable aux différentes équipes afin d’assurer le bon déroulement des activités.
  • Représenter la firme comme premier point de contact professionnel auprès des clients et des visiteurs.
  • Incarner les valeurs de collaboration, de responsabilisation et d’excellence de RPIA dans chacune de vos interactions.
• Soutien aux projets ponctuels : Offrir un soutien proactif dans le cadre d’initiatives spéciales, notamment pour la collecte de données, la production de rapports et la logistique des événements, selon les besoins. Veiller à l’exécution rigoureuse, professionnelle et dans les délais des livrables.

Compétences essentielles

• Établissement des priorités – Gère efficacement les priorités concurrentes afin d’atteindre les objectifs et de respecter les échéances. Agit comme ambassadeur de la culture de la firme, favorise le respect des politiques et signale les enjeux au besoin.
• Souci du détail – Fait preuve d’une grande rigueur et veille à ce que toutes les directives et tous les livrables soient exécutés avec précision et soin.
• Organisation – Maintient une structure et une organisation efficaces dans un environnement dynamique, en coordonnant les tâches, l’information et les parties prenantes afin d’obtenir d’excellents résultats.
• Communication – Communique avec clarté, professionnalisme et intelligence émotionnelle. Transmet l’information efficacement et favorise une collaboration ouverte entre les équipes.
• Persévérance et motivation – Fait preuve d’initiative, de débrouillardise et d’un excellent suivi. Assume pleinement ses responsabilités et recherche de façon proactive des solutions afin de soutenir les dirigeants et les objectifs de la firme.
• Intégrité et honnêteté – Agit avec discrétion, éthique et transparence. Respecte les valeurs de RPIA, inspire confiance et protège la confidentialité dans toutes ses interactions.

Exigences

• Expérience démontrée en soutien administratif auprès de membres de la haute direction ou de dirigeants dans un environnement professionnel dynamique.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles, avec la capacité d’anticiper les besoins et de gérer efficacement plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise avancée de Concur ainsi que de Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, SharePoint et Teams, ainsi que d’autres outils de collaboration.
• Grande capacité d’adaptation aux priorités changeantes, à l’ambiguïté et à l’apprentissage rapide dans un environnement au rythme soutenu.
• Bon jugement et discrétion dans la gestion de renseignements confidentiels et de dossiers urgents soumis à des échéances serrées.
• Approche proactive et engagement à offrir une expérience positive et professionnelle aux parties prenantes internes et externes.
• Permis de conduire de catégorie G valide en Ontario et disponibilité pour effectuer, au besoin, des déplacements occasionnels à l’extérieur du bureau ou soutenir la logistique d’événements.

Renseignements supplémentaires

• Type de poste : Permanent à temps plein
• Lieu de travail : Toronto
• Pour en savoir plus sur la vie chez RPIA, visitez https://rpia.ca/
• Lisez le magazine de notre firme, Voices of RPIA : https://online.flippingbook.com/view/859829658/
• Ce poste vise à pourvoir un poste vacant.
• L’intelligence artificielle pourrait être utilisée dans le cadre de cette initiative de recrutement.
• Fourchette de rémunération : salaire de base de 60 000 $ à 75 000 $; une rémunération supplémentaire pourrait être offerte.

RPIA est fière d’être certifiée Great Place to Work™. Qu’est-ce qui nous distingue?

• Régime d’avantages sociaux exceptionnel pour les employés et leur famille, comprenant une couverture santé, soins dentaires et soins de la vue, ainsi que des crédits supplémentaires pour les comptes de dépenses de santé et de mieux-être.
• inConfidence, offert par Medavie Blue Cross par l’entremise d’Inkblot, est un programme d’aide aux employés et à leur famille qui favorise le bien-être mental et est accessible à tous les membres de votre foyer.
• Des occasions de développement professionnel et personnel grâce à :
  • un programme de mentorat interfonctionnel;
  • un programme interne de formation en compétences de leadership.

RPIA souscrit au principe de l’égalité des chances en matière d’emploi

Nous croyons au pouvoir de la diversité des idées et aspirons à offrir un milieu de travail inclusif qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons fortement les candidatures, sans égard à la race, à la religion, à la couleur, à l’origine nationale, au genre, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial ou à la situation de handicap. Nous nous engageons à offrir un processus de candidature et d’embauche accessible et équitable et à fournir des mesures d’adaptation au besoin, à toute étape du processus. Nous vous invitons à communiquer avec nous à [email protected] si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

Notre culture repose sur nos six valeurs fondamentales : Le client d’abord, Innovation, Excellence, Partenariat, Intégrité et Engagement envers la collectivité. Nos clients nous disent souvent que la qualité exceptionnelle du service que nous leur offrons est aussi importante que les rendements que nous obtenons pour eux. Comptant plus de 135 employés et environ 21 milliards de dollars d’actifs sous gestion pour une clientèle diversifiée composée d’investisseurs institutionnels et de clients privés, nous demeurons fièrement une firme privée détenue par ses employés, qui investissent aux côtés de nos clients.