Associé(e) - Expérience au travail et administration

Responsabilités

Responsabilités principales : Expérience des visiteurs

• Premières impressions : Agir comme principal point de contact pour les clients et les visiteurs, en offrant un accueil chaleureux, professionnel et soigné.
• Logistique des arrivées : Gérer le flux quotidien du bureau en coordonnant les arrivées des visiteurs avec les hôtes internes et les membres de l’équipe afin d’assurer une transition fluide vers les réunions.
• Gestion de l’environnement : Maintenir l’apparence des aires de réception et des espaces clients. Agir comme point de vigilance pour ces espaces en identifiant les besoins et en coordonnant avec l’équipe Expérience au travail afin de s’assurer que les salles de réunion sont impeccables et prêtes à accueillir les visiteurs.
• Suivi des réunions : Assurer le suivi des horaires des salles de réunion et des événements; offrir un soutien de base pour les installations audiovisuelles et répondre aux demandes liées aux salles de la part des visiteurs et des membres de l’équipe.
• Flux opérationnel : Communiquer les livraisons, les arrivées des visiteurs et les demandes générales afin de maintenir un environnement de travail organisé et efficace.

Soutien administratif et à l’équipe

• Soutien administratif : Offrir un soutien général aux membres de l’équipe ne nécessitant pas d’assistance de direction dédiée, notamment en matière de coordination des tâches et de suivis.
• Gestion des dépenses : Traiter et soumettre les rapports de dépenses et les réclamations de soins de santé de base avec un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
• Voyages et événements : Aider à l’organisation des déplacements, aux inscriptions à des séminaires et à la gestion des confirmations de présence (RSVP) pour les événements de la firme.
• Couverture administrative : Offrir un soutien flexible à l’équipe des adjoints administratifs lors des périodes de pointe ou des absences afin d’assurer la continuité du service.

Compétences clés

• Présence professionnelle — Attitude calme et accueillante, avec la capacité de communiquer de manière claire et professionnelle avec tous les niveaux de personnel et les visiteurs.
• Coordination proactive — Capacité à comprendre l’ensemble des activités du bureau et à relier efficacement les personnes, les ressources et les espaces.
• Fiabilité — Rigueur et constance, particulièrement en ce qui concerne la couverture de la réception et le respect des échéanciers administratifs.
• Aisance technique — Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) et volonté d’apprendre les systèmes et processus internes.
• Souci du détail — Grande précision dans la planification, la saisie de données et le traitement des dépenses.

Exigences

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en administration, en réception ou en hôtellerie dans un environnement de bureau professionnel.
• Une expérience administrative dans le secteur financier ou un domaine connexe sera considérée comme un atout important.
• Excellente maîtrise de la suite MS Office, notamment Outlook, Excel, SharePoint et Teams.
• Normes élevées d’intégrité et capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
• Permis de conduire valide requis. Vous devez être en mesure d’utiliser un véhicule pour effectuer des tâches et déplacements liés aux activités de la firme.

Informations supplémentaires :

• Type de poste : Permanent à temps plein
• Lieu de travail : Toronto
• Pour en savoir plus sur la vie chez RPIA, visitez https://rpia.ca/fr
• Consultez notre magazine, Voices of RPIA : https://online.flippingbook.com/view/859829658/
• Ce poste vise à pourvoir un poste vacant
• L’intelligence artificielle peut être utilisée dans le cadre de ce processus de recrutement
• Fourchette de rémunération : salaire de base de 60 000 $ à 75 000 $, avec possibilité de rémunération additionnelle

RPIA est fière d’être certifiée Great Place to Work™. Qu’est-ce qui nous distingue?

• Un programme d’avantages sociaux exceptionnel pour les employés et leur famille, incluant l’assurance santé, dentaire et soins de la vue, ainsi que des crédits supplémentaires pour les soins de santé et le bien-être.
• Le programme d’aide aux employés et à leur famille inConfidence (offert par Medavie Croix Bleue via Inkblot) pour soutenir le bien-être mental, accessible à tous les membres du foyer.
• Des occasions de développement professionnel et personnel grâce à :
• Programme de mentorat interfonctionnel
• Programme interne de formation en leadership

RPIA est un employeur offrant l’égalité des chances

Nous croyons à la richesse de la diversité des idées et aspirons à un milieu de travail inclusif qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons fortement les candidatures sans égard à la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le genre, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap. Nous nous engageons à offrir un processus de recrutement accessible et équitable et à fournir des mesures d’adaptation au besoin. N’hésitez pas à communiquer avec nous à [email protected] si vous avez besoin d’un accommodement durant le processus de recrutement.

Notre culture repose sur cinq valeurs fondamentales : excellence, partenariat, transparence, intégrité et communauté. Nos clients soulignent souvent que la qualité exceptionnelle de notre service est tout aussi importante que les rendements que nous générons pour eux. Avec plus de 135 employés et environ 21 milliards de dollars sous gestion pour une clientèle diversifiée d’institutions et de clients privés, nous demeurons fièrement une firme détenue par ses employés, qui investissent aux côtés de leurs clients.