Gestionnaire, Expérience au travail et administration

Responsabilités

• Diriger et développer les équipes chargées de l'expérience sur le lieu de travail et de l'administration, notamment la réception, la conciergerie, les assistants de direction et le personnel de soutien administratif.
• Établir les objectifs de l'équipe, les horaires de travail et les normes de service afin de garantir le bon déroulement des opérations et une expérience exceptionnelle sur le lieu de travail.
• Favoriser une culture de collaboration, de responsabilité et d'amélioration continue conforme aux valeurs de la RPIA.

• Superviser tous les aspects du fonctionnement du bureau, y compris l'entretien des installations, la sécurité, l'entretien ménager, les salles de réunion et la gestion des fournisseurs.
• Gérer l'approvisionnement, l'inventaire et l'entretien du matériel de bureau, en veillant à ce que les réparations soient effectuées en temps opportun et que le matériel fonctionne de manière optimale.
• Être responsable des systèmes d'accès et de sécurité des bâtiments, y compris la délivrance des cartes d'accès et la coordination des arrivées et des départs.
• Diriger et gérer la conformité aux réglementations en matière de santé et de sécurité, présider le comité mixte de santé et de sécurité, représenter l'employeur en dirigeant les inspections, les procès-verbaux et les rapports d'incidents.
• Suivre les budgets, les dépenses et les rapports des services afin de soutenir une gestion financière efficace.

• Assurer le leadership et l'orientation des assistants de direction qui soutiennent les cadres supérieurs de l'entreprise.
• Travailler en partenariat avec l'équipe de direction pour gérer les calendriers, les déplacements, les communications et les flux d'informations avec précision et discrétion.
• Gérer et diriger la gestion complexe des calendriers, la coordination des réunions, la préparation des documents et les communications avec les clients afin de garantir le professionnalisme et l'efficacité.
• Gérer le processus complet de déclaration des dépenses, en veillant au respect des politiques et en collaborant avec le service financier afin d'optimiser les processus.

• Agir en tant que principal responsable de l'environnement de travail, en veillant à ce qu'il reflète la culture, les valeurs et les normes d'excellence de l'entreprise.
• Superviser la planification et l'exécution des réunions et événements internes et destinés aux clients, en coordonnant la logistique, l'audiovisuel, la restauration et le matériel.
• Collaborer avec le service Marketing et Ventes pour organiser des événements clients et d'entreprise de haute qualité, en garantissant une expérience exceptionnelle aux invités.

• Identifier les opportunités d'améliorer l'efficacité administrative, l'expérience des employés et la collaboration entre les services.
• Soutenir les projets spéciaux et les initiatives ponctuelles, en assurant la coordination, le reporting et la compréhension opérationnelle afin d'obtenir des résultats positifs.
• Préparer les mises à jour opérationnelles, les rapports de sécurité et les recommandations à l'intention de la direction.

Compétences essentielles

• Intégrité et confidentialité : agit avec honnêteté, discrétion et professionnalisme dans toutes ses interactions. Défend les valeurs de RPIA, gagne la confiance et préserve la confidentialité à tous les niveaux de l'organisation.
• Hiérarchisation des priorités et jugement : équilibre efficacement les priorités concurrentes dans un environnement dynamique, en veillant à ce que les objectifs clés et les délais soient toujours respectés. Sert de vecteur culturel en donnant l'exemple d'un jugement sûr, du respect des politiques et d'une escalade appropriée des problèmes.
• Souci du détail : fait preuve d'une précision et d'une rigueur exceptionnelles, en veillant à ce que tous les livrables, les communications et les tâches opérationnelles soient exécutés avec précision, cohérence et soin.
• Organisation et exécution : maintient une structure et une clarté malgré l'évolution des demandes. Excelle dans l'organisation des tâches, des flux de travail et des parties prenantes afin de favoriser l'efficacité et d'obtenir des résultats de haute qualité dans le cadre de multiples initiatives.
• Communication et collaboration : communique de manière claire, professionnelle et avec intelligence émotionnelle. Instaure la confiance et l'alignement en favorisant un dialogue ouvert et la collaboration entre les équipes, les niveaux hiérarchiques et les fonctions.
• Initiative et résilience : fait preuve d'une forte motivation, d'ingéniosité et de persévérance dans la réalisation des objectifs. Anticipe les besoins, s'approprie les résultats et identifie de manière proactive les solutions qui font progresser les objectifs de la direction et de l'entreprise.

Exigences

• Expérience : Expérience avérée dans le soutien aux cadres supérieurs ou aux dirigeants et dans la gestion des opérations administratives ou des installations dans un environnement dynamique et professionnel.
• Leadership et organisation : Compétences exceptionnelles en matière d'organisation, de hiérarchisation des priorités et de relations interpersonnelles, avec la capacité d'anticiper les besoins, de gérer les priorités concurrentes et de diriger des équipes afin de fournir un service sans faille.
• Compétences techniques : maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, SharePoint, Teams) et des outils de collaboration ; expérience avec Concur ou des systèmes similaires de gestion des dépenses et des déplacements.
• Gestion des installations et des fournisseurs : expérience avérée dans la supervision des relations avec les fournisseurs, des contrats de service et des opérations de bureau, y compris la maintenance, les fournitures et les services sur le lieu de travail.
• Adaptabilité et jugement : fait preuve d'agilité pour s'adapter à l'évolution des priorités, exercer un jugement sûr et faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles et urgentes.
• Communication et engagement des parties prenantes : excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une approche professionnelle et axée sur le client qui renforce la confiance et améliore l'expérience sur le lieu de travail.
• Santé et sécurité : membre certifié du Comité mixte de santé et de sécurité (CMSS) ; certification en RCR et en premiers soins préférée.
• Formation : diplôme d'études secondaires requis ; une formation postsecondaire en administration des affaires, en hôtellerie ou en gestion des installations est un atout.
• Exigences supplémentaires : permis de conduire G Ontario valide et volonté d'effectuer occasionnellement des courses, des réunions ou des tâches logistiques hors site, selon les besoins.

Informations supplémentaires :

• Type de poste : CDI à temps plein
• Lieu de travail : Toronto
• Pour en savoir plus sur la vie chez RPIA, rendez-vous sur https://rpia.ca/fr
• Lisez le magazine de notre cabinet, Voices of RPIA : https://online.flippingbook.com/view/859829658/
• Ceci est pour pourvoir un poste vacant
• L'intelligence artificielle peut être utilisée dans le cadre de cette initiative de recrutement

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• Un programme de mentorat interfonctionnel
• Un programme de formation en compétences de leadership élaboré en interne 

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Nous croyons au pouvoir de la diversité des idées et aspirons à créer un lieu de travail inclusif qui reflète la diversité de notre communauté. Nous encourageons vivement les candidatures, sans distinction de race, de religion, de couleur, d'origine nationale, de sexe, d'orientation sexuelle, d'âge, de situation matrimoniale ou de handicap. Nous nous engageons à offrir un processus de candidature et de recrutement accessible et équitable, et nous prendrons les mesures nécessaires si vous en avez besoin à tout moment. Nous vous encourageons à nous contacter à l'adresse [email protected] si vous avez besoin d'aménagements particuliers pendant le processus de recrutement

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